2009/03/30

Verslo procesai tampa skaidrūs

Įmonių ir organizacijų veiklos optimizavimas tampa vienu iš svarbesnių šio laikotarpio uždavinių. Jose vyksta daugybė procesų, bendraujama viduje ir išorėje, ruošiami ir gaunami dokumentai, išleidžiami potvarkiai, skirstomi darbai, valdomi įvairūs resursai. Norima veikti efektyviai, sumažinti veiklos sąnaudas, pamatyti silpnas vietas, sutaupyti. Tam reikia greitai prieiti prie reikiamos informacijos, skaidriai stebėti, kas, kur ir kaip vyksta.

Bet kaip tai padaryti? Tai, kad dokumentų ir informacijos valdymas padidina veiklos efektyvumą, parodo „Gartner EXP“ ir kitų pasaulinių organizacijų atliktos įvairaus lygio vadovų apklausos. Vadovai atkreipė dėmesį į veiklos sąnaudų sumažinimą, investicijų sugrįžimą, konkurencingumo padidėjimą, išaugusią procesų kokybę, veiklos skaidrumą ir pagerėjusį klientų aptarnavimą. Ypatingas efektas pasiekiamas, kai dokumentų valdymo sistemos yra integruojamos į kitas įmonės valdymo sistemas.

Dokumentai ir kita informacija yra esminiai elementai priimant sprendimus. Jų vaidmuo kasdieninėje organizacijos veikloje yra nepaprastai svarbus – tai tarsi kraujo apytaka žmogaus organizme. Tad jų kokybiškas valdymas, tikslus paskirstymas gali nepaprastai pakelti verslo vertę ir organizacijos vidinę kultūrą.

Viena iš rinkoje sėkmingai egzistuojančių dokumentų ir įmonės veiklos procesų valdymo sistemų IT rinkos senbuvės UAB „Baltic Amadeus“ sukurta sistema DOVAS.

 

UAB „Baltic Amadeus“ turi didelę patirtį ne tik Lietuvos IT, bet ir dokumentų valdymo srityje. Ji joje aktyviai dirba jau per 8 m. ir jos sukurta sistema „Dovas“ – unikalus kūrybiškumo, poreikių suvokimo, naujų technologijų panaudojimo lydinys, kuris tenkina Lietuvos bei Europos Sąjungos dokumentų valdymo reikalavimus. Jis tinka tiek verslo, tiek Vyriausybės poreikiams, todėl yra įdiegtas ir didelėse įmonėse, ir valstybės institucijose.

 

Sistema yra paprasta ir patogi naudotis – ją intuityviai gali perprasti bet kuris naršęs internete asmuo. Ji sujungta su labai paplitusiu „Microsoft Office“ programų rinkiniu, tad vartotojui aplinka yra pažįstama ir negąsdina. „Dovas“ lengvai įdiegiamas ir pritaikomas vartotojo poreikiams.

 

„Dovas“ apima daug organizacijos informacijos ir procesų tvarkymo sričių: gaunamų ir siunčiamų raštų, dokumentų tvarkymas, užduočių valdymas, bendrų organizacijos resursų planavimas, organizacijos potvarkiai ir įsakymai, verslo kontaktų centralizuotas tvarkymas, kokybės vadyba, personalo duomenys, sutarčių ir projektinė dokumentacija, klientų aptarnavimas, pageidavimų ir skundų priežiūra. „Dovas“ nuolat plečiamas apimant vis daugiau informacijos valdymo aspektų ir naujos galimybės nesunkiai įdiegiamos veikiančioje sistemoje.

 

Organizaciją nuolat pasiekia didelis srautas įvairių raštų: popierinių ir elektroninių, faksogramų, elektroninių laiškų. Taip pat ir pati organizacija kasdien siunčia juos. „Dovas“ visus tokius raštus registruoja ir saugo. Bet kurią akimirką juos galima susirasti ir peržiūrėti. Be to, tiek gavus, tiek rengiant raštą išsiųsti, organizacijoje gali tekti imtis įvairių veiksmų: atsakyti, parengti, suderinti, pradėti projektą. Raštai turi būti ne tik saugomi, prieinami, bet ir paskirstomi organizacijoje. Jie gali būti skirti susipažinti atsakingiems darbuotojams. Paskirstomi taip pat ir darbų užduotys, potvarkiai, įsakymai… Paskiriami vykdytojai, koordinatoriai, nustatomi terminai bei prioritetai. Visą šį procesą reikia stebėti ir kontroliuoti. Srautų (angl. workflow) valdymas padeda efektyviau pasiekti veiklos tikslus sutvarkant užduočių ir darytinų darbų eiliškumą. „Dove“ leidžia srautus aprašyti nesudėtingai. Tai užtikrina lankstų ir greitą sistemos pritaikymą prie nuolat kintančių verslo sąlygų.

 

Tačiau dokumentai gali būti ne tik elektroninės, bet ir popierinės formos. „Dove“ numatytos visos reikiamos priemonės, leidžiančios skenuoti juos, išsaugoti ne tik pradinį dokumentų vaizdą, bet ir atpažinti tekstą juose.

 

„Dovas“ užtikrina tikrai kolektyvinį darbą. Dokumentus, pagal standartizuotus šablonus, laikydamiesi kokybės reikalavimų, vienu metu gali rengti keli darbuotojai. Šio proceso eiga gali būti koordinuojama. Darbuotojai gali planuoti bendrų organizacijos resursų (posėdžių kambarių, transporto priemonių, įrangos, leidinių ir pan.) panaudojimą, organizuoti susitikimus bei renginius, reguliarius susirinkimus, kviesti dalyvius, derinti kitokius „kalendorinius“ darbus.

Verslo įmonės priverstos dirbti su klientais. „Dovas“ leidžia ne tik kaupti informaciją apie klientus, dokumentus (priėmimo-perdavimo, remonto, skolinimo aktus, pranešimus), gauti jų pageidavimus ir nusiskundimus, bet ir paskirti susijusius darbus darbuotojams, stebėti jų atlikimą, informuoti klientus apie jų problemų sprendimų eigą.

 

O kas, jei nesate savo darbo vietoje? Bet juk galite prisijungti prie sistemos internetu? O jeigu ir šios galimybės nėra, tai neabejotinai su savimi turite mobilųjį telefoną. Juo ir pasieksite visą reikalingą informaciją.

O kas atsitiks, jei veikla sparčiai plėsis ir didės procesų sudėtingumas, dokumentų kiekiai? „Dovui“ tai nė motais – jis pritaikytas dirbti su labai dideliais duomenų kiekiais. Net jei organizacijoje keisis ar atsiras nauji procesai, modulinė į veiklos procesus orientuota struktūra leidžia išplėsti veikiančią sistemą. Todėl „Dovas“ tinka įvairaus dydžio organizacijoms, kuriose, atlikus procesų analizę, galima parinkti ir įdiegti reikalingus modulius.

 

Bet, kad sistema galėtų efektyviai valdyti procesus, užduočių ir dokumentų srautus, jai reikia įvairios informacijos apie organizaciją: organizacinę struktūrą, darbuotojus, resursus, procesus. Skirtingos organizacijos jau turi įsidiegusios įvairias buhalterinės apskaitos, įmonės valdymo (ERP), personalo ir kitokias sistemas. „Dovas“ moka prie jų prisijungti ir panaudoti jose tvarkomus duomenis. Dar daugiau – jis pateikia ir standartizuotas priemones, leidžiančias kitoms sistemoms bendrauti su „Dovu“ . Tad gali atrodyti, kad organizacija turi ne kelias, bet vieną lanksčią globalią sistemą. 

Ir ši sistema pateikia įvairias reikiamas ataskaitas apie sukauptą informaciją. Iš jų matome, kaip organizacijoje vyksta įvairūs procesai, kokios dokumentų ir darbų apimtys ir jų pasikeitimai, pamatome silpnas vietas, kad būtų imtasi priemonių jų pašalinimui, pastebėti, kur galima sutaupyti.

 

„Dove“ galite sukaupti visą organizacijoje turimą informaciją. Bet ar tai saugu? Be abejo! Sistemasuteikia prieigą prie duomenų ir ataskaitų tik tiems darbuotojams, kurie turi atitinkamas teises. Atsakinguosius galima lanksčiai ir lengvai administruoti. Keičiantis raštais su kitomis organizacijomis, juos galima pasirašyti elektroniniu parašu, taip užtikrinant siuntėjo autentiškumą ir tai, kad rašto turinys nebus pakeičiamas. Tačiau ne mažiau svarbi ir kita, verslo saugumo pusė. Dokumentai saugiai saugomi vienoje vietoje, o ne atskiruose darbuotojų kompiuteriuose, ir taip išvengiama netyčinio ar nesankcionuoto informacijos sunaikinimo, praradimo kompiuterinės įrangos sutrikimų metu. Visada matoma dokumentų ruošimo istorija ir garantuojama, kad turima paskutinė jų versija. Iš darbo išėjusių darbuotojų įdirbis, rengti dokumentai, verslo kontaktai niekur nedingsta - taip užtikrinamas informacijos išliekamumas.

 

Taigi, „Dovas“ skirtas informacijos chaosui organizacijose sutvarkyti, padidinti efektyvumą, įvesti veiklos discipliną, planuoti resursus, skaidriai stebėti procesus, taip sutaupant laiko ir pinigų. Gyvenimas su juo daugiau nebus toks sunkus.

Susisiekite

Tel.: 8 (5) 2 780 400

Faks.: 8 (5) 2 780 409

El. paštas: info@baltic-amadeus.lt

Užklausos forma

Kaip mus rasti?

[[more news]]